Bila kebijakan perusahaan Anda menetapkan bahwa atas setiap penawaran pembelian yang diberikan kepada pelanggan harus disertai dengan penagihan pembelian, maka Anda dapat melewati kedua tahap pemesanan dan pengiriman, serta langsung membuat formulir penagihannya. Ikuti langkah berikut.
Masuk ke menu Pembelian.
Klik submenu “Faktur pembelian”.
Klik tombol "+ Faktur pembelian baru".
Selanjutnya, Anda akan diarahkan pada formulir Penagihan Pembelian. Ikuti penjelasan di bawah untuk melengkapi informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan Penagihan Pembelian.
Penjelasan:No Kolom Penjelasan 1 Supplier Pilih pemasok dari kotak pilihan atau tambah pemasok baru (wajib diisi). 2 Email Field ini akan otomatis terisi sesuai dengan pemasok yang dipilih. 3 Alamat Supplier Field ini akan terisi secara otomatis setelah pemasok dipilih. 4 Info Pengiriman Centang jika barang akan dikirim. Kemudian Anda akan mengisi alamat, tanggal, cara, ongkos pengiriman dan nomor pelacakan. Fungsi pengiriman akan muncul setelah diaktifkan melalui menu Pengaturan > tab Pembelian dan centang ‘Pengiriman’.
Aktifkan fitur ini melalui menu Pengaturan > Tab Pembelian dan centang Uang Muka
5 Tgl Transaksi & Tgl jatuh tempo Pilih tanggal pembelian Anda. Pada tanggal jatuh tempo akan terisi sesuai dengan syarat pembayaran yang dipilih. Namun, tetap dapat dipilih sesuai keinginan.
6 Syarat Pembayaran Pilih syarat pembayaran yang Anda inginkan untuk pembelian ini. Syarat pembayaran default yang tersedia oleh sistem adalah Cash on Delivery, Net 15, Net 30 dan Net 60. Syarat pembayaran yang dipilih akan mempengaruhi tanggal jatuh tempo.
- Pilih syarat pembayaran pembelian default pada menu Pengaturan > Tab Pembelian.
- Pilih syarat pembayaran standar untuk supplier tertentu dari menu Supplier.
- Buat syarat pembayaran baru melalui menu Daftar Lainnya > Syarat Pembayaran.7 No Transaksi Nomor transaksi akan diberikan dan diurutkan secara otomatis oleh sistem, namun dapat diganti sesuai keinginan. Nomor transaksi ini akan memudahkan Anda dalam melacak data transaksi Anda. 8 No Referensi Supplier Masukkan nomor referensi pemasok. Contohnya, untuk mencatat nomor pemesanan yang diberikan oleh pemasok (opsional). 9 Gudang Pilih dari gudang mana produk yang Anda beli. Anda juga dapat membuat gudang baru untuk mengelompokkan produk-produk yang ada di perusahaan Anda. 10 Tag Pilih tag transaksi dari kotak pilihan atau Anda dapat membuat tag baru. Tag ini akan memudahkan Anda untuk membaca laporan transaksi yang dikelompokkan berdasarkan tag. Baca Cara Mengelompokkan Transaksi dengan Tag.
11 Custom field Pilih/input custom field yang sudah dibuat sebelumnya pada menu Pengaturan.
12 Mata Uang Pilih mata uang yang Anda gunakan.
Opsi mata uang akan muncul jika Anda mengaktifkan fitur Multi-mata Uang.
13 Harga Termasuk Pajak Geser toggle ini ke kanan jika harga produk yang Anda jual telah termasuk PPN. Misalkan harga produk Anda adalah Rp 100.000 (sudah termasuk PPN), maka harga satuannya otomatis akan terhitung dengan nilai Rp 90.909,090909 dan nilai pajaknya adalah Rp 9.090,909091.
- Fitur ini dapat diaktifkan melalui menu Pengaturan > centang Termasuk Pajak.
- Fitur ini tidak akan berfungsi untuk jenis pajak majemuk.
- Jika pajak yang Anda pilih bersifat memotong, maka harga yg tertera belum dikurangi pajak pemotongan.14 Produk Pilih produk yang dibeli dari kotak pilihan. Jika belum ada, ketikkan nama produk untuk menambahnya pada daftar produk.
Anda dapat memilih produk lebih dari 1 baris.
15 Deskripsi Deskripsi akan ditampilkan secara otomatis jika Anda memilih produk dari kotak pilihan. Anda dapat menggantinya jika diperlukan. 16 Kuantitas Masukkan jumlah produk yang dibeli. Jika Anda mengaktifkan:
A. Multilevel Warehouse
- Jika Anda mengaktifkan dan memilih gudang dengan multilevel warehouse, Anda dapat klik “Atur lokasi”.
- Kemudian, akan muncul pop up berikut, dan pilih di lokasi mana, produk akan diambil dan masukkan Kuantiti produk yang akan diambil dari warehouse tersebut. Dan klik “Selesai”.
B. Pelacakan Batch
- Jika Anda menggunakan produk yang mengaktifkan pelacakan batch, maka Anda dapat klik “Kelola batch”.
- Kemudian, pada pop up yang muncul, pilih batch dan masukkan nomor batch dengan klik “+ Add new batch” produk. Lalu klik “Selesai”.Untuk batch, total batch yang dipilih harus sesuai dengan qty yang dipilih.
C. Pelacakan Nomor Seri
- Jika Anda menggunakan produk yang mengaktifkan pelacakan nomor seri, maka Anda dapat klik “Kelola nomor seri”.
- Kemudian pada pop up yang muncul, masukkan nomor seri yang ingin dibuat dan klik “Add to list”, untuk memasukkan ke dalam list. Klik “Save” untuk menyimpan.
17 Unit Akan muncul secara otomatis sesuai dengan produk yang dipilih. 18 Harga Satuan Harga satuan akan ditampilkan sesuai dengan produk yang Anda pilih atau Anda juga dapat mengisinya sesuai kebutuhan. 19 Diskon Masukkan diskon produk bila produk yang Anda beli mendapatkan diskon. 20 Pajak Pilih pajak yang akan dikenakan pada setiap produk. Jika pilihan pajak belum tersedia, klik +Ketik Untuk Menambahkan. Pajak bisa bersifat sebagai pemotong atau penambah nominal transaksi dengan mengaturnya melalui pengaturan pajak. 21 Jumlah Field ini adalah jumlah perkalian dari kuantitas, harga satuan dan diskon dan akan dijumlah secara otomatis. 22 Pesan Masukkan keterangan tambahan mengenai transaksi pembelian yang Anda catat. Pesan ini akan tercetak pada faktur pembelian Anda. 23 Memo Masukkan keterangan tambahan mengenai transaksi pembelian yang akan ditampilkan pada laporan pembelian Anda (tidak tercetak pada invoice). 24 Lampiran Klik "Pilih file" jika ada berkas yang akan dilampirkan. 25 Diskon Anda dapat memilih untuk memasukkan nilai atau persentase diskon. 26 Masukkan Jumlah Pemotongan Centang Kurang: PPh. Kemudian, pilih akun yang menampung pajak pemotongan, contoh: akun PPh 23 Dibayar Di muka. Masukkan persentase pemotongan pajak.
Withholding/Pemotongan hanya berlaku atas DPP saja, sehingga apabila terdapat potongan, potongan tersebut hanya memotong sebesar nominal DPP, tidak memotong pajaknya.
Sebagai contoh, apabila Anda memiliki transaksi sejumlah Rp 80.000 + PPn 11% (8.800) dan pada transaksi tersebut Anda mendapat potongan 100% maka sisa tagihan Anda tidak langsung menjadi 0 tetapi Rp 8.800.
27 Kurangi: Uang muka Masukkan uang yang dibayarkan di muka (deposit). Uang muka ini akan memotong jumlah yang tertagih dari pemasok Anda. Jika uang muka yang dimasukkan melebihi jumlah tagihan, maka sisanya akan menjadi kredit memo. Jika sudah selesai, Anda akan melihat 2 tombol fungsi di bawah form. Klik “Simpan & tutup” untuk menyimpan data pembelian atau "Simpan dan bagikan" untuk menyimpan dan membagikan transaksi.
Entri Jurnal yang Terbentuk
Faktur pembelian yang produknya tidak dimonitor.
Faktur pembelian yang produknya tidak dimonitor dan dikenakan pajak
Faktur pembelian yang produknya dimonitor.
Faktur pembelian yang produknya dimonitor dan dikenakan pajak.
Demikian penjelasan mengenai cara membuat penagihan pembelian.