Permintaan Pembelian (Purchase Request) adalah suatu formulir internal sebuah perusahaan yang digunakan oleh karyawan. Formulir tersebut berisi rincian informasi tentang barang-barang yang dibutuhkan atau telah out of stock. Kemudian, formulir yang telah dilengkapi akan diberikan kepada manajer sebuah departemen.

Di dalam Mekari ERP, Permintaan Pembelian yang dapat ditemukan pada menu Pembelian. Di dalam panduan ini, Anda akan mendapatkan penjelasan lengkap mengenai tahap-tahap Permintaan Pembelian pada Mekari ERP ERP mulai dari cara membuat pengaturan pengguna permintaan pembelian, membuat permintaan pembelian, hingga cara menerima dan memproses pemesanan dari permintaan pembelian.

Penting
- Pastikan Anda sudah mengaktifkan permintaan pembelian pada Pengaturan Pembelian.
- Anda juga dapat mengatur roles khusus permintaan pembelian pada menu Pengaturan Pengguna.

1. Membuat Permintaan Pembelian

1. Masuk ke menu Pembelian.

2. Klik submenu “Permintaan pembelian”.
   

   a. Akses pada menu Pembelian akan terlihat berbeda pada pemegang Roles Permintaan saja. Anda dapat melihat perbedaan tampilan pada menu Pembelian pemilik Roles Permintaan pada gambar berikut.
   
   b. Anda dapat membuat beberapa Pemesanan Pembelian dari satu Permintaan pembelian.
   c. Terdapat 3 status pada Permintaan pembelian yaitu, Aktif, Diproses sebagian, Selesai serta Void. Berikut penjelasannya:
   - Selesai: apabila Anda secara manual mengklik tombol “Permintaan selesai” dan seluruh kuantitas barang sudah terpenuhi. 
   - Diproses sebagian: apabila Permintaan pembelian baru selesai sebagian.
   - Aktif: apabila seluruh kuantitas barang belum terpenuhi dan masih dalam proses.
   - Void: Permintaan pembelian ditolak.
   - Anda dapat membuat Pemesanan pembelian melalui menu Permintaan pembelian jika status yang tertera adalah Aktif dan Diproses sebagian). Sistem hanya akan menampilkan barang & kuantitas yang belum diproses sebagai bagian dari Pemesanan pembelian.
   - Anda tidak dapat menghapus dan mengedit data pada menu Permintaan pembelian jika status yang tertera adalah Aktif dan Diproses sebagian. 

3. Klik tombol “+ Permintaan pembelian baru” yang terletak di samping kanan.
   

4. Selanjutnya, isi form Buat Permintaan Pembelian dengan lengkap. Kolom dengan ikon “bintang” wajib diisi.
   

   - Anda bisa memilih tingkat Urgensi Rendah, Sedang, dan Tinggi permintaan pada kolom Urgensi.

5. Pilih produk beserta kuantitasnya. Anda juga bisa menambahkan lebih dari satu produk dengan klik “Pilih produk”.
   

6. Tambahkan pesan, memo dan lampiran jika dibutuhkan. Kemudian, klik “Simpan”.
   

7. Permintaan pembelian Anda berhasil dibuat dengan rincian seperti berikut.
   

8. Anda juga bisa melihat hasil PDFnya dengan cara klik “Cetak & bagikan” dan pilih "Cetak PDF".
    

   Pada setiap permintaan pembelian yang dibuat, sebuah notifikasi secara otomatis dikirimkan ke email Staff Pengadaan.

2. Menerima dan Memproses Pemesanan dari Permintaan Pembelian

Penting
Alur menerima hingga memproses Permintaan Pembelian menjadi Pemesanan Pembelian hanya dapat diakses oleh pemilik Roles Ultimate dan Roles lainnya yang memiliki akses terhadap pemesanan pembelian, seperti Roles Pemesanan & Penawaran.

1. Masuk ke menu Pembelian.

2. Klik submenu “Permintaan pembelian”.
   

3. Klik “Nomor Transaksi” yang hendak Anda terima.
   

4. Jika rincian sudah sesuai, klik “Buat pesanan pembelian”. Maka, Anda dapat memproses Permintaan Pembelian sebagai Pesanan Pembelian.
   

Demikian tahap-tahap dari proses permintaan pembelian pada Mekari ERP. Selanjutnya, pelajari cara membuat pesanan pembelian dari permintaan pembelian, di sini.