Pada ERP, Anda dapat mengimpor data pemesanan penjualan dengan menggunakan template Mekari ERP atau menggunakan template sendiri. Data pemesanan yang diimpor mencakup nama pelanggan, tanggal pemesanan hingga harga barang. 

1. Menggunakan Template ERP

Cara untuk mengimpor data pemesanan penjualan adalah sebagai berikut.

Penting
Kolom yang bertanda (*) wajib diisi. Jika satu kolom yang bertanda (#) diisi, maka kolom lain yang bertanda (#) juga harus diisi. Jika Anda tidak ingin mengisikannya, kolom tersebut dapat dikosongkan.

1. Masuk ke menu Penjualan.

2. Lalu klik submenu “Pesanan penjualan”.
   

3. Klik "Impor", lalu pilih Import from spreadsheet.
   

4. Klik "Download file template", untuk mengunduh template yang Mekari ERP sediakan.
   

5. Isi template yang sudah di unduh.

6. Untuk cara pengisiannya, kolom bertanda "bintang (*)" wajib diisi, yaitu Customer (nama pelanggan), Order Date (tanggal faktur), Due Date (tanggal jatuh tempo), Order Number (nomor faktur), Product Name (nama produk), Quantity (kuantitas), Unit Price (harga satuan). Untuk penjelasan setiap kolom, terdapat di bagian bawah.
   

7. Lalu klik "Browse" untuk memilih file yang sudah Anda isi.
   

8. Klik "Impor".

9. Proses impor Anda sedang berlangsung, Anda akan mendapatkan notifikasi via email setelah proses selesai.

Penjelasan detail mengenai kolom-kolom tersebut adalah sebagai berikut:

• *Customer: Isikan nama Customer Anda (wajib diisi).

• Email: Isikan email pelanggan (jika ada).

• Billing Address: Isikan alamat penagihan untuk pelanggan (jika ada).

• Shipping Address: Isikan alamat pengiriman (jika ada).

• *Order Date, *Due Date, Shipping Date:  Ubah format cell Anda menjadi format tanggal English-Canada (dd/mm/yyyy). Ada beberapa cara mengubah format cellnya menjadi English-Canada, yaitu:
  Cara 1: Pada file Excel Anda, klik kanan pada cellnya dan klik ‘Format Cell’;
  Cara 2: Tekan CTRL+1 pada keyboard Anda (untuk windows) atau CMD+1 (untuk apple) untuk masuk ke halaman format cell. Pilih Date dan ubah format tanggalnya ke English-Canada.
  Cara 3: Pada bagian atas halaman Excel Anda, klik ‘Format Cell’. Kemudian ikuti langkah-langkah seperti pada cara 2.
  Untuk memudahkan pengisian dan menghindari ubahan isi secara otomatis karena format default, gunakan tanda petik satu (‘) sebelum memasukkan tanggal. Contoh: ‘29/01/2016.

• Ship Via: Isikan jasa pengiriman yang akan digunakan jika barang tersebut akan dikirim (opsional).

• Customer Ref No: Isikan nomor referensi pelanggan bila diperlukan. Berikan petik satu (‘) di depan nomor. Contoh: ‘9001.

• Quote Number: jika anda ingin mengisi 1 faktur(invoice) dengan beberapa baris produk, isikan nomor faktur (invoice) dan tanggal yang sama pada beberapa baris produk. Maka secara langsung akan jadi 1 faktur(invoice) saja. Contoh: 

  Nama Produk	Tanggal Invoice	Nomor Invoice
  Produk A	'20/01/2016	'140001
  Produk B	'20/01/2016	'140001

• Jika Anda mengisikan tanggal invoice dan nomor invoice yang sama pada beberapa baris produk seperti di atas, maka Produk A dan Produk B akan tergabung dalam 1 nomor invoice 140001.

• Message: Isikan pesan untuk ditampilkan pada faktur Anda.

• Memo: Isikan keterangan untuk ditampilkan pada laporan penjualan Anda.

• Product Name: Isikan nama produk yang akan tercetak pada faktur (invoice) penjualan Anda. Jika produk sudah tercatat pada ERP, pastikan Anda mengetikan nama produk sesuai dengan yang tercatat pada Mekari ERP (spasi dan huruf besar/kecil harus sama). Jika tidak sesuai, maka sistem akan mencatatnya sebagai produk baru dan akan ditambahkan pada daftar produk.

• Description: Isikan deskripsi mengenai produk (bila diperlukan).

• *Quantity: Isikan jumlah barang yang terjual. Jika jumlah barang Anda dalam format decimal, gunakan titik (.) sebagai pemisah. Contoh: 12.5. (wajib diisi).

• Unit: Isikan unit dengan satuan unit produk yang dibeli atau dijual. Contoh: Pcs, Lusin, Box.

  - Pastikan satuan unit sudah ada di produk.
  - Jika Anda mengimpor produk dan unit yang belum ada di ERP, maka sistem akan secara otomatis membentuknya menjadi produk dan unit baru.
  - Informasi yang dimasukan dalam template ini tidak bersifat case sensitif.
  Contoh: Pada informasi Produk A, satuan tercatat dengan unit "Pcs", tetapi Anda melakukan impor data dengan template yang berisi unit "PCS". Dengan demikian, maka transaksi yang tercatat dalam Mekari ERP akan mengikuti satuan default yang sudah ada lebih dulu, yaitu "Pcs".

• *Unit Price: Isikan harga satuan produk tersebut (wajib diisi).

• Product Discount Rate(%): Diisi hanya jika produk diberikan diskon penjualan. Isikan dengan tambahan persentase di bagian belakang angka.

• Order Discount (value or %): Diisi hanya jika terdapat diskon penjualan. Isikan dengan nominal atau persentase diskon total penjualan Anda. Pastikan nilai yang dimasukan sudah sesuai.

  Contoh: Pada kolom Order Discount(value or %) jika Anda ingin memasukan nilai dalam bentuk persentase, maka Anda harus memasukkan angka 10% (angka + simbol persen). Jika Anda hanya memasukan nilai 10 (tanpa persentase), maka penawaran penjualan Anda akan terpotong Rp 10 (Rupiah atau mata uang yang digunakan). Perhatikan ilustrasi berikut ini.
  

• Tax Name: Isikan nama pajak yang digunakan untuk setiap produk yang dijual.

• Tax Rate(%): Isikan persentase pajak jika produk yang dijual dikenakan pajak (jika telah mengisi Tax Name). Isikan dengan tambahan persentase di bagian belakang angka.

• Shipping Fee: Isikan harga jasa pengiriman produk Anda (jika ada).

• Witholding Account Code: Isikan nomor akun yang digunakan pada pemotongan penjualan.

• Witholding Amount(value or %): Masukkan pemotongan dalam bentuk nominal atau persentase.

• Paid: Isikan ‘Yes’ jika faktur penjualan Anda sudah dibayar lunas. Jika Anda mengisi ‘Yes’, maka kolom Payment Method dan Paid To Account Code juga harus diisi.

• Payment Method: Isikan cara pembayaran oleh pelanggan Anda, contoh: Kas Tunai / Cek & Giro / Transfer Bank / Kartu Kredit. Kolom ini diisi jika Anda mengisi ‘Yes’ pada kolom Paid.

• Paid To Account Code: Isikan nomor akun yang digunakan untuk mencatat pembayaran untuk invoice Anda dengan memberikan petik satu (‘). Contoh: ‘1-1000. Kolom ini diisi jika Anda mengisi ‘Yes’ pada kolom Paid.

  Pastikan nomor akun yang Anda masukkan bukanlah kepala akun di ERP.

• Tags: Isikan tag transaksi untuk mengelompokkan transaksi Anda. Misalnya, Project A. Anda juga dapat mengisikan lebih dari 1 tag dengan memberikan titik koma (;) sebagai pemisah antar tag. Contoh: Project A; Penjualan.

• Warehouse Name: Isikan nama gudang tempat penyimpanan produk.

• #currencycode: Isikan dengan kode mata uang yang Anda gunakan (IDR atau USD).

2. Menggunakan Template Sendiri

Jika Anda menggunakan template sendiri, ada sedikit perbedaan ketika Anda mengunggah file tersebut (1.Menggunakan Template Sendiri, poin 5).

1. Sebagai contoh, Anda memiliki template sendiri dimana terdapat data Nama Pelanggan, Nama Produk, Tanggal Invoice, Tanggal Jatuh Tempo, Nomor Faktur, Harga, dan Kuantitas. Lihat contoh berikut.
   

2. Kemudian, Anda dapat mengunggah file tersebut dengan masuk ke menu Penjualan, klik "Import" dan klik "Choose File" untuk mengunggah data Anda; kemudian, klik "Impor".

3. Anda akan diarahkan untuk mengisi kolom-kolom sesuai dengan nama header kolom di template Anda. Pastikan Anda mengisi kolom wajib seperti Nama Pelanggan, Nama Produk, Tanggal Invoice, Tanggal Jatuh Tempo, Tanggal Transaksi, Nomor Faktur, Harga, dan Kuantitas. Lengkapi data lainnya jika diperlukan. Jika sudah, klik "Import" untuk melanjutkan.
   

4. Maka proses impor Anda sedang berlangsung.
   

Data Impor Lebih dari 50 Baris

• Apabila Anda mempunyai cukup banyak data yang akan diimpor (lebih dari 50 baris), maka setelah melakukan upload file, layar proses impor Anda akan disembunyikan.

• Dengan demikian, Anda dapat melakukan pekerjaan lainnya sambil menunggu proses impor yang sedang berlangsung.

  *Jika data impor tidak mencapai 50 baris, proses impor akan berjalan seperti biasa.
  *Kondisi ini hanya berlaku untuk Tagihan Penjualan (Sales Invoice).

• Anda dapat memantau status proses impor Anda dari menu Notifikasi atau ikon lonceng yang berada di pojok kanan atas layar.
  

• Atau Anda juga dapat memantaunya melalui submenu Impor & Ekspor pada menu Daftar Lainnya. 

• Selain itu, Anda juga akan mendapat email notifikasi yang berisi informasi impor Anda. Apabila terdapat data yang tidak berhasil diimpor, Anda juga dapat melihat rinciannya pada email.

Demikian penjelasan mengenai cara mengimpor pemesanan penjualan.