Sama dengan mengimpor data, Anda juga bisa melakukan impor penawaran pembelian secara langsung menggunakan 2 jenis template berbeda, yaitu menggunakan template jurnal atau template sendiri. Data penjualan yang dapat diimpor mencakup, faktur pembelian, pemesanan pembelian, dan penawaran pembelian.

1. Menggunakan Template

Cara untuk mengimpor data pembelian adalah sebagai berikut.

Penting
Kolom yang bertanda (*) wajib diisi. Jika satu kolom yang bertanda (#) diisi, maka kolom lain yang bertanda (#) juga harus diisi. Jika Anda tidak ingin mengisikannya, kolom tersebut dapat dikosongkan.

1. Masuk ke menu Pembelian.

2. Klik tombol "Impor".
   

3. Klik “Download Template” untuk mengunduh template yang kami sediakan.
   

4. Buka dan isi template yang sudah didownload. Untuk cara pengisiannya, kolom bertanda * wajib diisi, yaitu Vendor (nama supplier), Quote Date (tanggal penawaran pembelian), Expiry Date (tanggal jatuh tempo), Quote Number (nomor penawaran), Product Name (nama produk), Quantity (kuantitas), dan Unit Price (harga satuan).
   
   Keterangan:

   Kolom	Keterangan
   *Vendor	Masukkan nama supplier Anda.
   Email	Masukkan alamat email supplier (jika ada).
   Billing Address	Masukkan alamat supplier (jika ada).
   *Quote Date	Masukkan tanggal pembelian dengan format dd/mm/yyyy. Untuk mengubah format tanggal menjadi English-Canada, Anda dapat menggunakan salah satu cara berikut: Untuk mencegah perubahan otomatis pada tanggal yang dimasukkan, tambahkan tanda petik satu (') sebelum tanggal. Contoh: '29/01/2016.
   *Expiry Date	Masukkan tanggal jatuh tempo dengan format dd/mm/yyyy. Ikuti ketentuan format tanggal pada kolom Quote Date.
   Shipping Date	Masukkan tanggal pengiriman dengan format dd/mm/yyyy. Ikuti ketentuan format tanggal pada kolom Quote Date.
   Ship Via	Masukkan nama jasa pengiriman yang digunakan (opsional).
   Vendor Ref No	Masukkan nomor referensi supplier (jika diperlukan). Tambahkan tanda petik satu (') sebelum nomor. Contoh: '9001.
   Quote Number	Masukkan nomor faktur (invoice). Jika Anda ingin mencatat beberapa produk dalam satu faktur, gunakan nomor faktur dan tanggal yang sama pada setiap baris produk. Dengan demikian, Produk A dan Produk B akan tercatat dalam satu faktur dengan nomor 140001.
   Message	Masukkan pesan yang akan ditampilkan pada faktur.
   Memo	Masukkan keterangan yang akan ditampilkan pada laporan pembelian.
   *Product Name	Masukkan nama produk yang akan tercetak pada faktur. Jika produk sudah terdaftar di Jurnal, pastikan penulisannya sesuai, termasuk spasi serta penggunaan huruf besar dan kecil. Jika tidak sesuai, sistem akan mencatatnya sebagai produk baru dan menambahkannya ke daftar produk.
   Description	Masukkan deskripsi produk (jika diperlukan).
   *Quantity	Masukkan jumlah barang yang dibeli dalam bilangan bulat, bukan desimal.
   Unit	Masukkan satuan produk yang dibeli atau dijual, seperti Pcs, Lusin, atau Box. - Pastikan satuan unit sudah ada di produk. - Jika Anda mengimpor produk dan unit yang belum ada di Jurnal, maka sistem akan secara otomatis membentuknya menjadi produk dan unit baru. - Informasi yang dimasukan dalam template ini tidak bersifat case sensitif. Contoh: Pada informasi Produk A, satuan tercatat dengan unit "Pcs", tetapi Anda melakukan impor data dengan template yang berisi unit "PCS". Dengan demikian, maka transaksi yang tercatat dalam Jurnal akan mengikuti satuan default yang sudah ada lebih dulu, yaitu "Pcs".
   *Unit Price	Masukkan harga satuan produk.
   Product Discount Rate (%)	Masukkan persentase diskon produk (jika ada) dalam bentuk angka saja.
   Quote Discount Rate (%)	Masukkan persentase diskon pembelian (jika ada).
   Tax Name	Masukkan nama pajak yang dikenakan pada setiap produk yang dibeli.
   Tax Rate (%)	Masukkan persentase pajak jika produk dikenakan pajak dan kolom Tax Name telah diisi.
   Shipping Fee	Masukkan biaya pengiriman produk (jika ada).
   Tags	Masukkan tag untuk mengelompokkan transaksi, misalnya Project A. Untuk menambahkan lebih dari satu tag, gunakan tanda titik koma (;) sebagai pemisah. Contoh: Project A; Pembelian.

5. Setelah mengisi, pilih file tersebut dengan klik “Browse”.
   

6. Lalu klik tombol “Import” untuk mengunggah file tersebut.
   

2. Menggunakan Template Sendiri

Jika Anda menggunakan template sendiri, ada sedikit perbedaan ketika Anda mengupload file tersebut (1.Menggunakan Template Sendiri, poin 5).

1. Sebagai contoh, Anda memiliki template sendiri dimana terdapat data Nama Supplier, Nama Produk, Tanggal Invoice, Tanggal Jatuh Tempo, Nomor Faktur, Cara Pembayaran, Harga, dan Kuantitas. Lihat contoh berikut.
   

2. Kemudian, Anda bisa upload langsung file tersebut dengan klik tombol "Impor".
   

3. Pilih file yang akan diunggah dengan klik “Browse”.
   

4. Lalu klik tombol “Import” untuk mengunggah file tersebut.
   

5. Anda akan mengisi field-field sesuai dengan nama header kolom di template Anda. Pastikan Anda mengisi kolom wajib seperti Nama Supplier, Nama Produk, Tanggal Invoice, Tanggal Jatuh Tempo, Nomor Faktur, Cara Pembayaran, Harga, dan Kuantitas. Lengkapi data lainnya jika diperlukan. Jika sudah, klik "Impor" untuk melanjutkan.
   

6. Jika data yang diimpor sudah berhasil, maka akan muncul pop up berikut. Klik "OK" untuk melanjutkan.
   

7. Untuk melihat apakah impor berhasil dilakukan, Anda dapat memeriksa status impor di notifikasi samping atau email pemberitahuan.

Data Impor Lebih dari 50 Baris

• Apabila Anda mempunyai cukup banyak data yang akan diimpor (lebih dari 50 baris), maka setelah melakukan upload file, layar proses impor Anda akan disembunyikan. Selanjutnya, akan tampil pop-up informasi seperti pada gambar berikut.
  

Dengan demikian, Anda dapat melakukan pekerjaan lainnya sambil menunggu proses impor yang sedang berlangsung.

* Kondisi ini hanya berlaku untuk Tagihan Pembelian (Purchase Invoice).
* Jika data impor tidak mencapai 50 baris, proses impor akan berjalan seperti biasa.

• Anda dapat memantau status proses impor Anda dari menu Notifikasi atau ikon "lonceng" yang berada di pojok kanan atas layar.
  

• Anda juga dapat melihat detail file yang Anda impor melalui submenu Impor & Ekspor di menu Daftar Lainnya.

• Selain itu, Anda juga akan mendapat email notifikasi yang berisi informasi impor Anda. Apabila terdapat data yang tidak berhasil diimpor, Anda juga dapat melihat rinciannya pada email.

Demikian penjelasan mengenai cara mengimpor penawaran pembelian. Selanjutnya, pelajari cara membuat faktur pembelian, di sini.