Selain penginputan secara manual, transaksi pembelian juga dapat diinput secara massal dengan fitur Import. Data pembelian yang dapat diimpor mencakup, faktur pembelian, pemesanan pembelian, dan penawaran pembelian. Terdapat 2 metode dalam melakukan impor pembelian, yaitu menggunakan template Jurnal atau Anda dapat menggunakan template sendiri.

1. Menggunakan Template Jurnal

Cara untuk mengimpor data pembelian adalah sebagai berikut.

Penting
Kolom yang bertanda (*) wajib diisi. Jika satu kolom yang bertanda (#) diisi, maka kolom lain yang bertanda (#) juga harus diisi. Jika Anda tidak ingin mengisikannya, kolom tersebut dapat dikosongkan.

1. Masuk ke menu Penjualan.

2. Klik submenu “Faktur pembelian”.
   

3. Klik tombol "Impor".
   

4. pilih Faktur Pembelian dan klik “Download Template” lalu untuk mengunduh template yang kami sediakan.
   

5. Buka dan isi template yang sudah didownload. Untuk cara pengisiannya, kolom bertanda * wajib diisi, yaitu Vendor (nama supplier), Purchase Date (tanggal faktur pembelian), Due Date (tanggal jatuh tempo), Purchase Number (nomor faktur), Product Name (nama produk), Quantity (kuantitas), dan Unit Price (harga satuan).
   
   Penjelasan:

   Nama Kolom	Penjelasan
   *Vendor	Isikan nama supplier Anda (wajib diisi).
   Email	Isikan alamat email supplier jika ada.
   Billing Address	Isikan alamat supplier (jika ada).
   Shipping Address	Isikan alamat pengiriman (jika ada).
   *Purchase Date	Isikan tanggal pembelian dengan format dd/mm/yyyy (English-Canada).
   *Due Date	Isikan tanggal jatuh tempo dengan format dd/mm/yyyy (English-Canada).
   Shipping Date	Isikan tanggal pengiriman dengan format dd/mm/yyyy (English-Canada), jika ada.
   Ship Via	Isikan nama jasa pengiriman yang digunakan (opsional).
   Tracking No	Isikan nomor resi pengiriman. Tambahkan tanda petik satu (') di awal nomor. Contoh: '00128222333.
   Vendor Ref No	Isikan nomor referensi supplier jika diperlukan. Tambahkan tanda petik satu (') di awal nomor. Contoh: '9001.
   Purchase Number	Isikan nomor faktur pembelian. Untuk menggabungkan beberapa produk dalam satu faktur, gunakan nomor faktur dan tanggal pembelian yang sama pada setiap baris produk. Contoh: Produk A dan Produk B dengan nomor faktur '140001 dan tanggal '20/01/2016 akan tergabung dalam satu faktur pembelian.
   Message	Isikan pesan yang akan ditampilkan pada faktur pembelian.
   Memo	Isikan keterangan yang akan ditampilkan pada laporan pembelian.
   *Product Name	Isikan nama produk yang akan tercantum pada faktur pembelian. Jika produk sudah terdaftar di Jurnal, pastikan penulisan nama sesuai, termasuk spasi serta huruf besar dan kecil. Jika tidak sesuai, sistem akan mencatatnya sebagai produk baru.
   Description	Isikan deskripsi produk jika diperlukan.
   *Quantity	Isikan jumlah barang yang dibeli dalam bilangan bulat, tanpa desimal (wajib diisi).
   Unit	Isikan unit dengan satuan unit produk yang dibeli atau dijual. Contoh: Pcs, Lusin, Box. - Pastikan satuan unit sudah ada di produk. - Jika Anda mengimpor produk dan unit yang belum ada di Jurnal, maka sistem akan secara otomatis membentuknya menjadi produk dan unit baru. - Informasi yang dimasukan dalam template ini tidak bersifat case sensitif. Contoh: Pada informasi Produk A, satuan tercatat dengan unit "Pcs", tetapi Anda melakukan impor data dengan template yang berisi unit "PCS". Dengan demikian, maka transaksi yang tercatat dalam Jurnal akan mengikuti satuan default yang sudah ada lebih dulu, yaitu "Pcs".
   *Unit Price	Isikan harga satuan produk (wajib diisi).
   Product Discount Rate (%)	Isikan persentase diskon produk jika ada, menggunakan angka saja.
   Purchase Discount Rate (%)	Isikan persentase diskon pembelian jika ada.
   Tax Name	Isikan nama pajak yang dikenakan pada produk yang dibeli.
   Tax Rate (%)	Isikan persentase pajak jika produk dikenakan pajak dan kolom Tax Name sudah diisi.
   Shipping Fee	Isikan biaya pengiriman produk jika ada.
   WitholdingAccountCode	Isikan kode akun yang digunakan untuk mencatat potongan pembelian.
   WitholdingAmount(value or %)	Isikan potongan pembelian dalam bentuk nominal atau persentase.
   Paid	Isikan Yes jika faktur pembelian sudah dibayar. Jika diisi Yes, kolom Payment Method dan Paid To Account Code wajib diisi.
   Payment Method	Isikan metode pembayaran kepada supplier, seperti Kas Tunai, Cek & Giro, Transfer Bank, atau Kartu Kredit. Wajib diisi jika kolom Paid bernilai Yes.
   Paid To Account Code	Isikan kode akun untuk mencatat pembayaran pembelian. Tambahkan tanda petik satu (') di awal kode. Contoh: '5-5000. Wajib diisi jika kolom Paid bernilai Yes.
   Tags	Isikan tag untuk mengelompokkan transaksi, misalnya Project A. Gunakan titik koma (;) untuk memisahkan beberapa tag. Contoh: Project A; Pembelian.
   WarehouseName	Isikan nama gudang penyimpanan produk.

6. Setelah mengisi, unggah file Anda dengan klik "Browse".
   

7. Lalu klik “Import” untuk memproses file Anda.
   

2. Menggunakan Template Sendiri

Jika Anda menggunakan template sendiri, ada sedikit perbedaan ketika Anda mengupload file tersebut (1.Menggunakan Template Sendiri, poin 5).

1. Sebagai contoh, Anda memiliki template sendiri dimana terdapat data Nama Supplier, Nama Produk, Tanggal Invoice, Tanggal Jatuh Tempo, Nomor Faktur, Cara Pembayaran, Harga, dan Kuantitas. Lihat contoh berikut.
   

2. Setelah mengisi, unggah file Anda dengan klik "Browse".
   

3. Lalu klik “Import” untuk memproses file Anda.
   

4. Anda akan mengisi field-field sesuai dengan nama header kolom di template Anda. Pastikan Anda mengisi kolom wajib seperti Nama Supplier, Nama Produk, Tanggal Invoice, Tanggal Jatuh Tempo, Nomor Faktur, Cara Pembayaran, Harga, dan Kuantitas. Lengkapi data lainnya jika diperlukan. Jika sudah, klik "Impor" untuk melanjutkan.
   

5. Maka akan muncul pop up seperti berikut. Periksa hasil impornya dan jika sudah benar, klik "Import" untuk melanjutkan.

6. Untuk melihat apakah impor berhasil dilakukan, Anda dapat memeriksa status impor di menu Daftar Ekspor dan Impor atau email pemberitahuan.

Data Impor Lebih dari 50 Baris

• Apabila Anda mempunyai cukup banyak data yang akan diimpor (lebih dari 50 baris), maka setelah melakukan upload file, layar proses impor Anda akan disembunyikan. Selanjutnya, akan tampil pop-up informasi seperti pada gambar berikut.
  

Dengan demikian, Anda dapat melakukan pekerjaan lainnya sambil menunggu proses impor yang sedang berlangsung.

* Kondisi ini hanya berlaku untuk Tagihan Pembelian (Purchase Invoice).
* Jika data impor tidak mencapai 50 baris, proses impor akan berjalan seperti biasa.

• Anda dapat memantau status proses impor Anda dari menu Notifikasi atau ikon "lonceng" yang berada di pojok kanan atas layar.
  

• Anda juga dapat melihat detail file yang Anda impor melalui submenu Impor & Ekspor di menu Daftar Lainnya.

• Selain itu, Anda juga akan mendapat email notifikasi yang berisi informasi impor Anda. Apabila terdapat data yang tidak berhasil diimpor, Anda juga dapat melihat rinciannya pada email.

Demikian penjelasan mengenai cara mengimpor penagihan pembelian. Selanjutnya, pelajari cara mengubah dan menghapus faktur pembelian, di sini.